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尽管大部分企业对人力资源软件的好处是深信不疑的,但不可否认的是,还是有不少企业决策者并没有这样的意识,在他们看来,人力资源管理部门的各项数据只要通过娴熟的人工通过

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excel为什么没法取代专业的人力资源软件

发表时间:2020-05-19 11:26

文章来源:汇通ehr

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尽管大部分企业对人力资源软件的好处是深信不疑的,但不可否认的是,还是有不少企业决策者并没有这样的意识,在他们看来,人力资源管理部门的各项数据只要通过娴熟的人工通过Excel呈现出来就足够了,其实不然,人力资源软件绝不是Excel报表的智能输出软件,Excel与人力资源软件区别甚远。

 

那么EXCEL为什么不能取代专业的人力资源软件呢,我们分析了以下几点Excel与人事管理系统的本质区别和一些优缺点。

 

第一:数据存储与安全性

1、人力资源系统比Excel更适合于数据存储,便于企业内部长期的数据管理,以利于后期根据历史数据,分析企业内部的情况,为领导层的决策提供有力的依据。

2、人力资源系统在安全性方面,也比Excel高出许多,人力资源软件有专业的数据管理和备份机制,可以有效的避免我们将Excel存放在我们电脑上以后,很容易受到病毒的侵害,导致Excel文件的损坏,或是因为操作人员的误操作,导致数据的丢失等事件的发生;

3、人力资源系统也能通过权限管理对数据进行掌控,只让相应的人员看到相应的信息,不将过多的企业机密暴露在太多人员的面前,而人力资源软件不是单纯的靠密码来保护我们的数据安全,还会对每一个操作过系统的人员信息进行记录,并将相关的操作进行保存,便于在发现异常情况后,进行恢复工作。

 

第二:智能整合的信息源

具体应用方面,我们使用Excel来分析小批量数据是很强悍的,它里面内置的那么多函数几乎可以满足现实中90%以上的数据分析需要,而且它的数据报表功能灵活,加上它足够简单,甚至数据透视图可以让一个中学生轻易地汇总出一张小型报表,这就是Excel最大的优点。

但如果使用Excel作为企业长期存储数据和大批量数据分析,就会给企业带来灾难性的后果,因为Excel只能作为桌面型的数据库来使用,任何的查询都导致全部数据的重新计算,不仅电脑疲于奔命,CPU占用高,内存的负担也很大。

另外,员工的个人信息涉及到的方面很多,包括学历、出生日期、薪酬、考勤数据、五险一金信息、合同签订信息等,这些则可能会被存放在多个文件当中,有可能是excel,也有可能是word,甚至有可能只是呈现在员工入职登记的纸质表格上。像这样极度分散的人事信息,因为过于繁多,一般来说,定期整理都不容易做到,更何况是更新。如此,人事信息的准确性就不能保证了。而设想一下,如果领导需要一份人事报表,这份报表里面的数据涉及到多个文件的内容,这是一项多复杂多耗费人力的工作就可想而知了。

如果企业使用的是人力资源软件,那么,一份人事报表的生成或者导出都是几分钟甚至一个按键的问题,因此说,人事管理系统是一个智能整合的信息源。对人力资源管理越是重视的企业越能意识到人事管理系统作为信息源的优势,这对于企业的人力决策是帮助极大的。可以将企业的发展带上一个新的台阶。

 

第三:数据处理的量与数据存储容量

1、平时我们所使用的Excel能较好的处理一些小数据量的文件,但当数据量达到1万条以后,Excel的处理速度和效率将会慢慢感觉很吃力,对电脑的性能也是个不小的考验,而如果我们在Excel中应用了大量的公式和宏,那么速度和稳定性将会大打折扣;

2、对于一些长期使用Excel的企业来说,由于长期以来,数据都是分别放置在不同的Excel文件中,所以经常要使用表间关联等功能,以获得需要的统计数据,这也考验着电脑的性能与操作人员的技术水平;

3、由于单个Excel无法存储过多的数据,否则容易导致文件崩溃,或是打开速度奇慢,我们只能将这些数据存放于不同的文件中,但如果突然有一天要查询一个很久以前的数据信息,想再去查找这个文件的时候,必然会耗费大量的时间在这上面,而且存在严重安全隐患,发生问题影响企业工作与收益。

4、而使用人力资源软件以后,所能处理的数据的量将会得到大幅的提升,只要有足够的硬盘空间,人力资源软件便能存储更多的数据;处理这些大数据量的信息时,也不再需要很长的时间等待,傻瓜式的操作界面,会让您对数据的处理更加的得心应手,随心所欲的得到您想要的数据信息,人力资源软件将为我们的工作带来质的变化。

 

第四:方便访问查询的信息库

如果没有使用人事管理系统,那么,所有的人事数据的提取都将依赖于人工,很多时候就是掌握在企业的某一个员工的手中。如果领导要查阅某项数据,那么,领导需要首先找到人力资源部负责这项数据统计的某个员工,然后,这名负责的员工就会在计算机当中查找各种数据,最后汇总成报表,最后才发给领导。在这个耗时较长的过程中,出来的数据不及时不是最要紧的,最致命的是经过人工才得出的数据掺杂了人为的因素便有了被修改的可能,例如考勤数据,薪资数据。对于领导来说,这或许就是为某个员工多花花点钱的问题,然而,如果越来越多的员工知道了这种暗箱操作,那么,员工对于企业会产生怎样的负面想法呢,连公平都无法保证的企业,还有人愿意长久地待在这里吗?

人事管理系统所呈现的数据都是第一手的,是未经修改的,一旦修改,管理员通过操作日志都是可以发现的,所以,人事管理系统是能够保证人事数据全面、准确、未经过滤的,是企业主以及员工都能完全信任的数据。

 

第五:人力资源软件功能强大,提供更多的个性化操作

1、通过前面的了解以后,Excel确实拥有不错的性能,也能帮助我们提高工作效率,但是当企业面临内部大量的数据处理、历史数据查询、历史数据比对等问题的时候,Excel的功能将会受到严重的制约,无法很好的满足我们的需求,也无法为我们的数据安全性提供保障,这对于企业长期管理来说,会是一个不小的隐患。

 

2、我们的人力资源软件不仅完美的解决了Excel的难题,通过许多客户的长期应用,不断的完善我们的人力资源软件,现在也能够与Excel进行完美结合,充分利用Excel的优点,将二者的优点结合起来,在提高我们工作效率的同时,还能保障数据的安全性和完整性;

 

3、在人力资源软件中,我们还提供了历史数据的分析功能,比对过去企业所留下的历史数据,了解企业的运转情况,实时的掌控企业的内部状况,为决策层的企业管理提供良好的依据。

 

4、根据我们所实施的这些企业案例来说,人力资源软件是针对人力资源涉及到的各个方面研发出来的软件,Excel则是通用型的小型软件,然而在人力资源管理方面,我们需要更多个性化的设置,所以人力资源软件会是我们进行人力资源管理方面不二的选择。

 

第六:有利于企业有依据地选拔人才

在只有excel管理人力资源信息时,领导如果想要根据员工的各方面技能或者优势来选拔人才,那么,领导必须将员工的人事档案都翻一遍,还只能凭记忆去记住某个人有哪方面的优势去匹配自己的选拔需求,这是不够客观全面的。人事管理系统则可以将员工的数据汇集在一起进行排序,查找,比如说领导想要在企业内部找一名英语口语非常优秀的人才,那么,只要在人事管理系统上的人事信息库里条件查找就能快速定位所需人才,如果匹配的人员较多,还可以继续根据设定的条件进行筛选,直到选出最适合的人才。

 

总结

使用专业的人力资源软件绝不仅仅是提高员工的工作效率,企业决策者必须看到的是,在实施人事管理软件之后,经过整合的、准确、全面的信息不仅可以让企业主对企业的人力资源状况得到一个准确全面的认识,更是企业领导作人力决策最有价值的参考,这些都不是excel能为企业做到的!


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