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员工人事档案管理作为企业人事基础管理模块之一

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人力资源管理软件赋能企业高效电子档案管理

发表时间:2020-09-30 17:54

文章来源:汇通ehr

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员工人事档案管理作为企业人事基础管理模块之一,信息化管理保障了企业人事档案电子信息的安全性,规避了人事档案管理不规范,较好地保存了员工不同时期不同阶段的人事档案,对组织发展和经济社会发展创造重要人事信息基石。助力组织提高效能。

 
以下汇通ehr就会大家浅析人力资源管理软件赋能企业高效电子档案管理。
 
人力资源管理软件的人事档案管理模块首先实现无纸化办公,也就是信息电子化存档,能够帮助企业解决很多的经营成本,以及减轻人力管理工作者的负担,以往的员工档案都是以纸质形式进行存储,不仅占地方,时间长了以后还容易损坏丢失。另外,系统可以帮助企业建立员工档案、人事异动等其他基础信息,协助 HR 人员基本事务处理如入职、异动、离职等。同时人事基础为其他模块实现分析、统计、预测、预警等高端应用提供了数据支撑。
 
一、电子档案模块功能
A  全面的员工综合信息集成
人力资源管理软件的人事档案管理模块默认包含15个大项、144个子项的人事基础信息字段,涉及日常人事管理的方方面面,如工作、培训、家庭、教育、健康、岗位、调薪等。
 
B  简单易用的字段设计器
如果人力资源管理软件系统包含的人事信息仍不能满足企业的需求,企业可以通过自动化的设计器定义出属于企业个性化的人事信息。
 
C  可自定义的预警信息
通过配置操作可以将需要提醒的信息推送到首界面,人力资源软件的人事档案管理模块便于操作者及时处理,如合同到期、生日到期、试用期到期等。
 
D  外籍人员管理
针对企业涉外人员,系统提供独立的子模块进行管理,并可以提醒人事处理相关证件。
 
E  人事异动管理
针对各种人事信息变更的情况,人力资源软件的人事档案管理模块可通过相关流程进行处理,如入职、离职、转岗、转正等人事事务。
 
F  存档纸质信息
企业很多纸质的原始存档不能丢失且需要长期保存,比如合同、员工登记表、各种证书等,通过相关设备可以把这些原始档扫描成电子档并保存到系统中备查。
 
二、电子档案模块重要维护工作
通过人力管理系统建立电子档案之后,还需要做的就是维护工作了。人力资源软件可以通过权限等级制度管理员工的电子档案,依照权限等级分配可查阅的权限等级,毕竟员工的相关信息就是企业的发展生产因素,如果有一些不怀好意的企业通过“挖墙脚”等形式进行恶意的商业竞争,那么对于企业来讲还是会受到很大影响的。

同时人力资源软件还要对这些员工的电子档案做好时时存储和备份准备,虽说电子档案等电子化信息损坏的几率要比纸质档案小很多,但是一旦出现问题,就是比较严重的,所以为了保险起见,人力资源软件对于这些电子化档案还是要进行不同位置和时间的备份。
 
汇通ehr将会持续为大家提供人力资源行业资讯和相关问题解答,同时我们开发的人力资源软件已得到了国内上千家企业的选用和认可,帮助企业实现了考勤管理、智能排班、薪资绩效、电子签核、就餐消费等方面的信息化管控和数据分析,提高了企业的管理效率,降低了人力资源成本。
 

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