在数字化的推动下，企业人事档案管理正迎来全面升级的关键时期。传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，还存在易丢失、难查找、占用空间大等痛点。如何实现人事档案的电子化、智能化、安全化存储，已成为众多企业和HR关注的焦点。本文将为您详细介绍如何通过人事档案管理系统与智能档案柜实现人事档案的电子化管理与备份。

一、汇通人事基础模块：数字化管理的核心基础

汇通eHR系统的人事基础模块，是企业构建数字化人事管理体系的核心基础。该模块具备以下核心功能：

1. 全面的员工信息集成
系统内置15个大类、144个子项的人事字段，涵盖工作、培训、家庭、教育、健康、岗位、调薪等全方位信息，帮助企业构建完整、规范的员工数字档案。

2. 灵活自定义字段
可通过字段设计器自主添加字段，企业可根据自身需求灵活扩展人事信息项，实现个性化管理。

3. 智能预警机制
支持合同到期、生日提醒、试用期转正等消息推送提醒，确保HR及时处理关键事务。

4. 外籍人员专项管理
针对涉外员工，可在附档管理内管理签证、工作许可证等信息。

5. 人事异动全流程处理
涵盖入职、离职、转岗、转正等异动流程，实现线上化、标准化操作。

6. 纸质档案电子化存储
支持合同、登记表、证书等纸质材料的扫描上传，形成电子档案，便于长期保存与随时调阅。

二、电子化+智能柜：实现人事档案备份的关键路径

仅有人事管理系统还不够，企业还需配套智能档案柜，构建“软硬一体”的档案管理闭环。

1. 档案电子化管理：从纸质到数字，提升效率与安全性

通过系统，企业可将纸质人事档案扫描为电子文件，并分类存储于系统中。这样做不仅节省物理空间，更实现了：

a. 一键检索：快速查找员工档案，提升HR工作效率；

b. 权限控制：设定不同人员的查阅与操作权限，保障档案安全；

2. 智能档案柜：硬件支撑，实现实体档案的智能化管理

如RFID智能档案柜，具备以下特点：

a. 批量识别：通过RFID技术实现档案的批量出入库管理，识别速度高达100个/秒；

b. 多种识别方式：支持刷卡、人脸、指纹等多种开门方式，安全便捷；

c. 实时上传与记录：每次存取自动记录并同步至系统，实现实体与电子档案的双重管理；

d. 高精度盘点：支持快速盘点，准确率高，极大减轻HR工作负担。

3. 电子化+智能柜：双保险实现备份

a. 电子档案存储在eHR系统中，便于日常使用与分析；

b. 实体档案存入智能柜，实现物理层面的有序管理与安全防护；

c. 双轨并行，既符合法规对原始档案的保存要求，又享受数字化带来的便捷与智能。

人事档案的电子化与智能化管理，不仅是技术升级，更是企业管理水平的体现。ehr系统与智能档案柜的有机结合，为企业提供了从信息录入、流程管理到实体存储的全链路解决方案，助力企业实现人事档案的安全、高效、备份。

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